La gestión de Procesos (BPM) y la robotización de Procesos (RPA).
En el artículo previo “Conectando Tecnología y Negocio (I)” de este blog describíamos brevemente un conjunto de plataformas cuyo objetivo principal era facilitar el trabajo y hacer más eficaces los procesos de negocio en la empresa.
Objetivo: lograr la eficiencia operacional del negocio
Hicimos mención a la ya veteranía de estas soluciones y a su continuo crecimiento en las organizaciones. El por qué esto es así se encuentra en su empeño por dotar de mayor fluidez a los procesos. Mejorando la resolución de actividades y evitando cargas innecesarias a los usuarios. Un buen diseño y armonización de los sistemas operacionales ayudarán al personal a centrarse en los objetivos de empresa y permitirán descargar en las plataformas BPM (Business Process Management) la resolución rápida y organizada de las tareas requeridas en los procesos.
Hoy hablaremos del factor característico que ha ayudado a la expansión de este tipo de soluciones.
La automatización de tareas
En el diseño de los procesos basados en workflows, rápidamente se identifican tareas que no necesariamente requieren de la acción humana, sino que pueden ser resueltas de manera automática. A modo de ejemplo, hoy día el escaneo masivo de documentos, su clasificación automática en determinados servidores / carpetas, la validación y extracción automática de datos de formularios PDF y su “traspaso” a una base de datos, no son tareas que requieran de intervención humana. Un workflow sencillo, que se inice automáticamente con la activación de escáner de la impresora, permite hacer un end-to-end automatizado.
Desde el punto de vista de la eficacia, el proceso es menos costoso de ejecutar (más eficaz), más productivo con menos recursos (eficiencia) y probablemente más seguro (en el sentido de menor probabilidad de cometer errores).
- Se está produciendo un traslado (lento) del talento y la capacidad creativa del ser humano a tareas de innovación
- BI tiene el objetivo de ayudarnos a la toma de decisiones empresariales con mayor rapidez y garantías
- En el diseño de workflows, rápidamente se identifican tareas que no necesariamente requieren de la acción humana
Eficacia, eficiencia y seguridad son indicadores que crecen exponencialmente si dicha automatización la aplicamos a procesos masivos (imaginemos la tarea del ejemplo previo ejecutada continua y repetitivamente cientos de veces desde distintas oficinas).
Esto ha ido conduciendo al diseño e implementación de BPM’s con un alto porcentaje de tareas automatizadas. Cuanta más automatización, mayor seguridad, eficiencia y eficacia = mayor utilidad.
Con el avance tecnológico han ido surgiendo soluciones más innovadoras y, en el campo que nos ocupa hoy, ya hablamos del “robotizar” procesos. Esta robotización trae pareja (como no) un nuevo juego de siglas, RPA (Robotic Process Automation).
BPM & RPA
Identificados y diseñados los procesos, las suites BPM facilitan la implementación de los workflows end-to-end de negocio, la inclusión de las actividades / tareas, actores y sus roles, los eventos que intervienen y el conjunto de avisos/alarmas de diferente nivel con el fin de control de errores o pérdidas de tiempos.
La identificación y diseño de procesos suele englobarse en una consultoría de negocio que deberá, además, tener como objetivos principales la simplificación de los procesos actuales, la unificación y armonización de procesos que puedan parecer, a priori, independientes entre sí.
¿Es RPA una tecnología sustitutoria?
Podemos asegurar que RPA y BPM no son diferentes soluciones a un problema. Varían quizá en sus componentes tecnológicos, pero no en su cometido. RPA es un avance que tiene mucha aplicación dentro del mundo BPM.
Por marcar diferencias, podemos decir que BPM es una estrategia que se centra en buscar la eficiencia y productividad óptima en los Procesos de negocio.
RPA es un software (software robot, Bots). No se trata de un robot físico, que permite resolver automáticamente tareas pertenecientes a un proceso, con una serie de características muy comunes: son tareas muy repetitivas, monótonas, estructuradas y dirigidas por reglas.
En base a esa naturaleza, entendemos que un RPA puede así escanear datos de documentos masivos de clientes que se han recibido vía correos electrónicos, extraer datos de imágenes, rellenar con esos datos formularios, consultar masivamente aplicaciones externas con esa información y, finalmente, generar altas de clientes en un sistema de negocio, eliminar otros registros, operar sobre menús y desplegables al igual que lo haría un humano.
Conjugar BPM y RPA permite una automatización mucho mayor de la resolución de actividades. Mejorando las ineficiencias, reduciendo tiempos, errores y, en consecuencia, facilitando una estructura de costes reducidas que justifica un ROI de muy corto plazo.
- Un buen diseño y armonización de los sistemas operacionales ayudarán al personal a centrarse en los objetivos de empresa
- Eficacia, eficiencia y seguridad son indicadores que crecen exponencialmente si la automatización la aplicamos a procesos masivos
- Conjugar BPM y RPA permite una automatización mucho mayor de la resolución de actividades, mejorando las ineficiencias
Aún con todo, hay una serie de características que diferencian el objetivo de BPM y la inclusión o integración con RPA.
La principal es que el RPA busca facilitar la resolución de tareas repetitivas que operan bajo reglas concretas. Por sí mismas, estas tareas son automatizables y, en general, no muy mejorables una vez automatizadas.
BPM se centrará en la resolución de tareas complejas dentro de un proceso. Evolutivas, con reglas dinámicas, donde la intervención humana, hoy por hoy, aporta más valor.
Por tanto, RPA se centrará más en la tecnología que resuelve los procesos (Software Robot e IA) y BPM se centra más en la vertiente de GESTIÓN. Derivado de lo anterior, integrar RPA en Procesos disminuye el coste de los mismos, básicamente por su rapidez en resolver tareas pesadas y repetitivas.
BPM, Robotización, impacto social, organizativo y laboral
Como concepto, la Robotización / Inteligencia Cognitiva / IA no es algo que solo aplique a Procesos sino que afecta a todo tipo de actividades sociales y empresariales.
Hoy en día existe ya un debate al alza sobre cómo afectará toda esta robotización a los puestos de trabajo en el futuro. La Robotización ya no solo debemos asociarla a procesos industriales de fabricación (cadenas de montaje principalmente). Que han sido su laboratorio por excelencia, sino que afecta a otros modelos de negocio, al sector servicios, a departamentos financieros con altos procesos de gestión, desarrollo de talento en RRHH, procesos de contrataciones en canales no atendidos, etc, … Este es un debate amplísimo, que deberá tratarse en un nuevo artículo, muy meditado, y con visión de futuro.
Desde mi percepción, baste adelantar por ahora que toda automatización tiene un fuerte impacto en la estructura organizativa de la empresa. Capaz de crear nuevos departamentos más orientados al negocio y a la innovación del modelo de empresa. También es capaz, por otra parte, de disminuir la participación humana en departamentos más “procedimentales” donde, con el avance actual de la tecnología, se puede estar desperdiciando talento realizando trabajos mecanizables.
Resumiendo, no estamos abocados a una sustitución de personal humano por robots. Sino que se está produciendo un traslado (lento) del talento y la capacidad creativa del ser humano. Todo ello en base a tareas de innovación, dejando en manos de Bots las actividades “puramente mecánicas”.
