Negocio y tecnología. AXIOMA: EL EMPLEO DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS ES UN FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO EN EL AHORRO DE COSTES DE LAS EMPRESAS.
Esto es algo que, a las alturas en las que nos encontramos, resultaría evidente y ya nadie debe poner en duda: la utilización racional de diferentes soluciones tecnológicas nos ayuda a mejorar la eficacia y eficiencia de nuestro modelo de negocio. Es decir, combinar negocio y tecnología.
En los últimos años, alguna década en ocasiones, terminologías y siglas como SCM, Big Data, Data Visualization, Business Inteligence, BPO, … se han convertido en términos cotidianos y en soluciones que se integran en la arquitectura empresarial, y que manejamos con tanta soltura como antaño hablábamos del Libro Mayor Contable.
¿Pero cómo se integran negocio y tecnología y cómo nos proporcionan ahorro?
Toda esta inclusión de negocio y tecnología, y recalco soporte, cuenta con unos cimientos “básicos” que proporcionan fluidez a los procesos empresariales.
Son 5 soluciones y plataformas. Unas más senior y otras más jóvenes. Sus virtudes es dar nueva vida al negocio y que claramente han venido y se han quedado. ¿Por qué? Porque han demostrado con el paso del tiempo que efectivamente contribuyen al ahorro de costes globales.
En este primer artículo quiero hacer una referencia expresa a ellas. Aclarando desde ahora que no se trata aquí de obviar el gran conglomerado de soluciones derivadas que existen y que serán objeto de estudio en futuras entradas.
Los 5 pilares a los que me estoy refiriendo ahora son las plataformas ERP, soluciones CRM, herramientas BPM, sistemas de BI y organización CLOUD.
A este pentágono yo lo denomino CREAS, y tiene claras consecuencias positivas en nuestro entramado de costes empresarial a la hora de unir negocio y tecnología.
¿Qué es CREAS? Es lograr ser más…
C ompetitivos en nuestra organización interna
R ápidos en nuestra relación con los clientes
E ficaces en nuestras Operaciones y Procesos
Á giles en procesos de Decisión
S istemáticamente Desubicados
Competitivos en nuestra organización interna
El software Enterprise Resource Planning (ERP) es ya un viejo compañero de camino en las empresas. Fue una de las primeras soluciones que ayudaron a la organización de los datos internos de diferentes departamentos, permitiendo registrar contenido con una gestión mucho más adecuada de recursos.
Pero además, permitía automatizar determinados procesos. ¿Quién no recuerda la antigua gestión de nóminas y recursos humanos de la compañía y lo que supuso la entrada de los ERP? ¿Y quién no obtuvo, a más o menos plazo, un ahorro de costes significativo?.
Ha pasado tiempo pero los ERP continúan siendo hoy en día una de las soluciones piedra-angular con total vigencia en el mercado. Ninguna empresa, con cierto tamaño, se plantea gestionar sus sistemas internos sin el soporte de alguna solución ERP. El ERP se ha convertido en algo esencial, algo así como el teléfono móvil para el individuo: hombre, sí, se puede vivir sin él, pero …
Competitivos en nuestra relación con los clientes
Casi de la mano del ERP, vinieron a ayudar los CRM (Customer Relationship Management) cuyo objetivo era traer un poco de orden a toda la información que se generaba entre empresa y cliente, organización de la gestión y fuerza de ventas, comunicados entre departamentos comerciales y clientes, ayuda a su segmentación, mejoras pensando en la fidelización, etc. Se trata de una de las interacciones entre negocio y tecnología más utilizadas.
El CRM empresarial es tan habitual en la empresa como el timbre a la puerta de casa. Tuvo resultados rápidos. Las organizaciones que adoptaron sistemas CRM para gestionar estas actividades y relaciones se volvieron más ágiles, más orientadas al cliente y obtuvieron ventajas frente a la competencia.
CRM, más que proporcionar un ahorro de costes directos, supuso reducir los time-to-market hacia un sector de clientes concreto, mejorando la eficacia de las relaciones y captando más “mercado potencial”.
Al igual que sucede con ERP, llegaron, demostraron su eficacia, y decidieron quedarse. El CRM empresarial es tan habitual en la empresa como el timbre a la puerta de casa.
Eficaces en las Operaciones y en los Procesos de Negocio
Las herramientas BPM (Business Process Management), algo más jóvenes que los previos ERP y CRM, nacen para cubrir una necesidad evidente, presente en toda actividad de empresa (podríamos decir que en toda actividad humana) y que consiste en identificar, definir, diseñar y optimizar aquellos procesos de negocio habituales en la empresa con el objetivo principal de que operen de una forma mucho más simple, eficaz, controlada y sin errores, llevándolos hasta su máxima automatización.
Siempre se ha dicho que en el BPM tradicional intervienen tres actores: la Tarea a resolver, el Resolutor de la Tarea y la Acción consecuente que se genera. Como apoyo al proceso, se encuentran dos actores secundarios que ayudan al buen hacer cuando “algo/alguien” no está haciendo lo que debe: Avisos y Alarmas.
Sin entrar ahora muy a fondo en un BPM, sí se ha hecho patente que es una de las soluciones que más han ayudado a optimizar la ejecución de los procesos de negocio y, consecuentemente, han mejorado los costes empresariales. Si optamos por ir hasta el final y buscar la automatización de un proceso, podríamos llegar a altos porcentajes de ahorro en costes de operación y mejora en los tiempos de ejecución.
De camino, BPM suele incluir ventajas colaterales al mejorar el conocimiento colaborativo y al intercambio rápido y fluido de información.
Los BPM han sido un éxito, siguen creciendo, son expansivos dentro de la organización. Sus ventajas sobre los costes y la eficacia en los procesos son innegables.
Un único “pero”. La optimización de procesos basados en este tipo de soluciones suelen impactar también sobre la estructura organizativa de la empresa (aparición y desaparición de departamentos, áreas, roles, …) y, consecuentemente, sobre los recursos humanos de la empresa. Esto es un factor importante a tener en cuenta en el momento del análisis y diseño.
De todas formas, BPM es uno de nuestros mejores amigos.
Ágiles en procesos de Decisión
Algo más reciente en el mundo empresarial lo forman aquel conjunto de herramientas y sistemas que pertenecen al llamado Business Intelligence o BI. Negocio y tecnología optimizando la toma de decisiones.
Si visualizamos BI solamente sobre su relación con el ahorro de costes en la empresa, observamos que es ésta una relación un tanto más compleja, no es directa.
BI, en su máxima expresión y alcance, tiene el objetivo de ayudarnos a la toma de decisiones empresariales con mayor rapidez y garantías, a partir de datos históricos con los que contamos y mostrándolos de una forma bastante visual, ejecutiva y con capacidad dinámica. Es la consecuencia de estas decisiones rápidas y acertadas las que nos permitirán optar a mejores posicionamientos en el mercado que, a medio plazo, se traducirán en mayores ingresos.
Cuando se emplea como herramienta analítica interna nos ayudará a identificar áreas de la empresa con un rendimiento que no está a la par de nuestra competencia, áreas maduras con poca capacidad de crecimiento, ineficacias, etc.
- El modelo en CLOUD ha sido uno de los mayores revulsivos en lo que a modelo de compra de sistema TI se refiere.
- La optimización de procesos basados en BMP suelen impactar también sobre la estructura organizativa de la empresa.
- BI tiene el objetivo de ayudarnos a la toma de decisiones empresariales con mayor rapidez y garantías.
En los últimos años se viene hablando del “hermano joven” del BI, el denominado Big Data, capacitado para realizar análisis de grandes volúmenes de datos, de diversas fuentes (internas y externas), con diversos formatos y con tal velocidad de procesamiento que hablamos de análisis en tiempo real.
Sin embargo, Big Data lo dejamos para otro capítulo dedicado, pues existen diferentes filosofías de si se trata realmente de un sistema de Business Inteligence o se encuadra más bien en sistemas de gran almacenamiento multi-formato y multi-fuente sobre las que actúan capas BI con el objeto de realizar funciones analíticas. To be continued.
Sistemáticamente Desubicados
De forma más reciente, contamos con la aparición de una nueva forma de operación tecnológica que, sin duda, se sitúa como uno de los sistemas más impactantes sobre la clásica estructura de costes en lo que a sistemas TI se refiere.
También viene a dar solución a una de las grandes preocupaciones que pesaban sobre el CFO de la empresa respecto a decisiones de inversión en infraestructuras TI y Software.
El Cloud elimina de la organización los costes por compras y posesión de equipos, mantenimientos especiales de equipos (CPD, refrigeración, electricidad, …) necesidad de equipos humanos expertos, licencias, software, amortizaciones, actualizaciones y obsolescencia tecnológica … y lo convierte en un modelo de pago por uso.
Otros efectos es el relax tecnológico. Al desentenderse el CIO de temas a considerar como el adecuado dimensionamiento de equipos, necesidades puntuales de demanda, BCRS, renovaciones de licencias, actualizaciones de productos… Se gana agilidad en la gestión de este tipo de necesidades.
En definitiva, el modelo en CLOUD ha sido uno de los mayores revulsivos en lo que a modelo de compra de sistema TI se refiere. También en ayudar a todo lo que tiene que ver con involucrar negocio tecnología. Si hay todavía algún factor que lo frena, es la seguridad y la desconfianza de una gran proporción de empresas en depositar sus datos críticos más allá de sus equipos e instalaciones “locales”. Sobre este aspecto, también destacar que esta desconfianza va en disminución debido a la aparición y participación de distintos organismos y credenciales que velan por la seguridad en el almacenamiento y líneas de comunicación. El CLOUD ya ofrece diferentes sistemas que aportan distintos grados de accesibilidad (cloud abierto, cloud propietario o fórmulas mixtas).
Sobre el tema de seguridad mucho tiene también que decir una de las culturas que están cobrando popularidad y ganando peso: Ciberseguridad.
