La gestión de los procesos de calidad genera una cantidad importante de documentos que respaldan con un orden temporal las técnicas y procesos para realizar una actividad y su modificaciones o adaptaciones. Como resultado, se genera un conjunto de documentos que entran en un ciclo de planificación, control, aseguramiento y mejora, que ayuda a que se alcancen estándares de certificación.
Dependiendo de las políticas de cada empresa, la información debe ser almacenada y ordenada con herramientas que eviten:
- Acceso, pérdida y mal uso de información sensible del negocio
- Eliminación, malinterpretación o modificación involuntaria de datos sensibles relacionados con el desempeño de la empresa, de su estrategia o de sus ventajas competitivas
- Omisión de políticas y normas internas que compometan legalmente a la organización o alguno de sus elementos
- Obsolescencia de la información
- Tratamiento erróneo de objeciones
Por lo que una de las actividades clave para el cumplimiento de los objetivos de cualquier negocio es la correcta gestión de procesos de calidad, según las responsabilidades y los servicios internos prestados por el departamento que corresponda.
Una gestión de procesos de calidad realizada con éxito es aquélla que elimina información confusa, duplicada, desactualizada o irrelevante, que es fácil de localizar, consulta y aprobar; que cuenta con mecanismos de protección y que cumple con objetivos puntuales y útiles para la toma de decisiones a favor del negocio. Gestionar el concepto de copia controlada y las diferentes acciones preventivas y correctivas es una necesidad obligatoria para la gestión de la calidad de los departamentos y empresas.
Un proceso de gestión de calidad requiere entre otras cosas:
Eliminar el papel no sólo se trata de reducir costes por consumo de recursos. Se trata de una serie de cambios en el orden de la organización que se alinean a una estrategia de negocio, fundamentada en altos estándares de calidad, lo que lleva obtener certificaciones y a su vez, eleva la competitividad de la empresa.
Los procesos en los negocios son el punto de partida para añadir valor hacia todos los ejes del negocio. Cada proceso apunta hacia la automatización y la organización, pero vive una transformación continua en búsqueda del aseguramiento y la mejora de la calidad.
La digitalización permite que en los procesos de calidad de las organizaciones se logre:
- Ejecutar las políticas y restricciones asegurando los estándares de calidad necesarios para acometer los objetivos marcados por la propia empresa
- Gestionar un proceso de calidad ágilmente, adaptándolo a las modificaciones necesarias para:
- Generar eficiencias en tiempos de implementación, adaptación y estabilización
- Utilizar herramientas de control y monitorización que cumplan con los indicadores establecidos
- Proveer de formación e instrumentos informativos al personal responsasble y los departamentos que recibe sus servicios o colaboran entre sí
- Dotar de trazabilidad y visibilidad a los departamentos responsables para cumplir con objetivos específicos
- Empoderar a los empleados para lo toma de decisiones
Los procesos de calidad soportados por Solpheo
Solpheo ayuda a las empresas a responder con la estructura creada para ello
Para la gestión óptima de los procesos de calidad de diferentes áreas, es necesario manejas conceptos tales como copia controlada, acciones preventivas, rectificativas y criterios de evaluación necesario.
Al mismo tiempo, se debe vigilar el cumplimientos de las normas y tener bien definidos los planes de contingencia para rectificar en tiempo real y mantener una operación impecable y alineada a los estándares que demanda una certificación o verificación establecida en los sectores en los que la organización se desempeña
Beneficios del uso de Solpheo en la Gestión de Calidad
Solpheo es una herramienta automatizada, intuitiva y dinámica, que permite establecer flujos de trabajo más ágiles y flexibles, almacenando la información el el lugar que le corresponde.
Su capacidad de gestión de las diferentes acciones realizadas y su seguimiento y trazabilidad junto con la gestión de las áreas y de los procesos implicados en la gestión de la calidad hacen que el modulo de Calidad de Solpheo sea ideal para gestionar dichos procesos, sin necesidad de utilizar Excel como elemento de la gestión como eje central con los problemas de versiones y pérdida de información.
