Solpheo RRHH. Las funciones de un departamento de Recursos Humanos difieren de una empresa a otra, dependiendo de la dimension y de la actividad a la que se dedique la entidad. Sin embargo, cualquier departamento de RRHH tiene en común procesos en los que más que gestionar personas, gestionan su informacion.
Los procesos de reclutamiento y selección manipulan datos que, al carecer de una gestión óptima, suponen problemas importantes para las compañías en materia de seguridad y de eficiencia.
Adicionalmente, con cada incorporación se activa una serie de requerimientos que deben ser ejecutados bajo medidas fundamentales relativamente complejas para evitar, según las politicas de cada empresa:
- Acceso, perdida y mal uso de informacion sensible.
- Eliminación, malinterpretación o modificación involuntaria de datos sensibles relacionados con el desempeño y el historial de cada empleado.
- Omision de políticas y normas internas o de compromiso legal.
- Desactualización de la información. Por lo que una de las actividades clave para el cumplimiento de los objetivos de cualquier departamento de RRHH es la correcta gestión de los expedientes de cada colaborador.
Gestionar un expediente implica entre otras muchas cosas:
La tendencia hacia la eliminación del papel sugiere que depositar la versión digital de los documentos físicos en un espacio virtual es un hito clave. Sin embargo, existen una serie de pasos y tareas relacionadas que pueden automatizarse y asegurar la calidad en gestión y resguardo de la información, estableciendo flujos de trabajado dinámicos y eficientes mietras se reducen notablemente el consumo de recursos y presentan ahorros en sus costes de operación.
La digitalización permite a un departamento de RRHH:
- Ingresar, localizar, consultar y actualizar información del colaboraror con el nivel de restricción alineado a las políticas de empresa.
- Establecer flujos de trabajo para actividades cruciales como: solucitudes y consultas de vacaciones, permisos, prestaciones, formación, retroalimentación, participación y programas de crecimiento.
- Proteger los intereses de la compañía y del colaborador.
- Realizar trámites legales y fiscales para la empresa y empleado.
El papel de la firma electrónica y biométrica en el proceso de On boarding
La firma electrónica es una funcionalidad que permite rectificar y aprobar un docuemnto, trámite o proceso de manera inequívoca y segura. Entre sus ventajas, el departamento de RRHH logra:
- Evitar desplazamientos.
- Eliminar el papel en cualquier tipo de transacción.
- Agilizar flujos de trabajo.
- Facilitar el acceso y consulta de la información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
- Auditar el uso, consulta y acceso a la información.
Dicha firma electrónica se podrá realizar con diferente valor legal dependientdo de las necesidades del proceso mediante firma biomética, SMS o con certificado y con tercero de confianza homologado por el Ministerio de Industria.
De esta manera se podrá firmar por ejemplo un contrato laboral con pleno valor legal utilizando el SMS por parte del empleado y el certificado electrónico por parte de la empresa como método de la firma.
Solpheo RRHH resolviendo las necesidades de un departamento de RRHH
El proceso de On-boarding soportado por Solpheo
Solpheo ayuda a las empresas a responder con los controles técnicos del cifrado de datos personales, la confidencialidad, la integridad, disponibilidad y resiliencia permanente de los sistemas y servicios de tratamiento de información.
Para el departamento de RRHH es importante eliminar la intervención humana y reducir la posibilidad de errores, especialmente por el tipo de información que requiere capturar, clasificar, indexar y archivar. Todas estas tareas se automatizan desde la plataforma y ello asegura el cumplimiento de las exigencias de las nuevas normativas internacionales.
Solpheo RRHH puede adaptarse a las necesidades de políticas de cualquier empresa en materia de On-boarding, a través de una sencilla configuración de flujos de trabajo con módulos prediseñados y personalizables. La información que se genera en todo momento se encuentra segura y sólo será consultada o modificada por aquellos quienes deban involucrarse en el proceso.
Solpheo es la garantía de un cambio radical en la forma de llevar a cabo un proceso On-Boarding.
